Règlements

Adoptés en réunion générale extraordinaire des membres le 28 mai 2014 et amendés lors des Assemblées générales annuelles du 25 septembre 2015 et du 7 octobre 2016.

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DÉFINITIONS

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent Règlement administratif ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de l’organisation :

« agroalimentaire » s’entend de toute activité de production, transformation, distribution, préparation et vente de produits servant à l’alimentation humaine et animale. Aux fins de ce règlement et des activités de l’association, le terme comprend les produits agricoles, les produits marins et ceux de la forêt.

« assemblée de membres » s’entend d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres;
« assemblée extraordinaire de membres » s’entend d’une assemblée de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;
« conseil d’administration » s’entend du conseil d’administration de l’organisation;
« administrateur » s’entend d’un membre du conseil;
« Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;
 « proposition » s’entend d’une proposition présentée par un membre de l’organisation qui répond aux exigences de l’article 163 (Proposition d’un membre) de la Loi;
« règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;
« règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l’organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;
« résolution extraordinaire » s’entend d’une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;
« résolution ordinaire » s’entend d’une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;
« statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement et les statuts de reconstitution.

INTERPRÉTATION

Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux au singulier comprennent le pluriel et inversement.

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.   Le nom de l’organisation (ci-après désignée « l’Association ») est ASSOCIATION DES COMMUNICATEURS ET RÉDACTEURS DE L’AGROALIMENTAIRE (ACRA).
2.   L’exercice financier se déroule du 1er août au 31 juillet.
3.   Le siège social de l’Association est situé au Québec.

DÉCLARATION D’INTENTION

4.   Les principaux buts de l’Association sont :
a)   L’amélioration des compétences des membres
b)   La reconnaissance de l’excellence en communication dans l’agroalimentaire
c)   Le développement dynamique de la communication en agroalimentaire.

CONDITIONS D’ADHÉSION

5.    Il existe trois catégories de membres : les membres réguliers, les membres honoraires et les membres étudiants.
6.    Les personnes intéressées et impliquées dans la communication et la rédaction dans le domaine agroalimentaire, et désirant promouvoir les buts de l’Association, peuvent demander à faire partie de l’Association. Leur candidature une fois approuvée par le conseil d’administration leur confère le statut de membre régulier et le droit de vote aux assemblées.
7.     Le membre honoraire est un membre ou un ancien membre ayant contribué de façon exceptionnelle à l’avancement de l’Association. Il est nommé par le conseil d’administration et possède tous les droits et devoirs d’un membre régulier, à l’exception de la cotisation annuelle dont il est dispensé de payer.
8.   Les membres étudiants sont des personnes intéressées à la communication et à la rédaction dans le domaine agroalimentaire, et désirant promouvoir les buts de l’Association. Ils étudient à plein temps dans un programme lié aux préoccupations professionnelles de l’Association et reconnu par les autorités gouvernementales. Ceux-ci n’ont pas le droit de vote aux assemblées.

SCEAU DE L’ASSOCIATION

9.    L’Association peut avoir son propre sceau qui doit être approuvé par le conseil d’administration.

SIGNATURE DES DOCUMENTS

10. Les contrats, documents ou tous autres actes exigeant la signature de l’Association seront signés par deux membres du conseil exécutif, dont le président, et engagent, une fois signés, l’Association sans autre formalité. Le conseil d’administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires.
11.Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’Association, le cas échéant, sur le document en question.
12.Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autre document de l’Association est conforme à l’original.

OPÉRATIONS BANCAIRES

13. Les opérations bancaires de l’Association sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l’Association ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration.

POUVOIR D’EMPRUNT

14. Les administrateurs de l’Association peuvent :
a)      contracter des emprunts, compte tenu du crédit de l’Association
b)      émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de l’Association ou les donner en garantie sous forme d’hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement
c)      donner en garantie au nom de l’Association
d)      grever d’une sureté, notamment par hypothèque, tout ou en partie des biens, présents ou futurs, de l’Association, afin de garantir ses titres de créance.

ÉTATS FINANCIERS ANNUELS

15. L’Association peut, au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (états financiers annuels) de la Loi, publier un avis à l’intention de ses membres indiquant que les états financiers annuels et les autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) peuvent être obtenus au siège de l’Association et que tout membre peut, sur demande et sans frais en recevoir une copie au siège ou s’en faire envoyer une copie par courrier affranchi ou transfert électronique.

CONDITIONS D’ADHÉSION ET DE RETRAIT D’UN MEMBRE

16. Un membre peut se retirer de l’Association en avisant par écrit le secrétaire-trésorier de l’Association.
17. La cotisation annuelle des membres est déterminée par un vote des deux tiers (2/3) des voix exprimées à l’assemblée générale annuelle ou à une assemblée extraordinaire. Les membres seront avisés par écrit des droits d’adhésion qu’ils sont tenus de payer et devront les acquitter au plus tard le 31 janvier de l’année en cours. Tout membre qui omet de verser les droits de son adhésion sera privé de son statut de membre.
18. L’extinction de l’adhésion entraîne l’extinction des droits du membre, notamment ceux qu’il a à l’égard des biens de l’Association.

MESURES DISCIPLINAIRES CONTRE LES MEMBRES

19. Le conseil d’administration est autorisé par vote majoritaire des deux tiers (2/3) de ses membres à suspendre ou à expulser un membre de l’Association pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :
a.      la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’Association;
b.      une conduite susceptible de porter préjudice à l’Association, selon l’avis du conseil d’administration à son entière discrétion;
c.      toute autre raison que le conseil d’administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération de la déclaration d’intention de l’Association.
20.  Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’Association, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne au membre un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours. Le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si le président ne reçoit aucune réponse écrite, le président ou tout dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’Association. Si le président ou tout dirigeant désigné par le conseil reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d’administration l’examinera pour en arriver à une décision sans appel et il informera le membre de cette décision dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.

PROPOSITION DE CANDIDATURES EN VUE DE L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS LORS D’ASSEMBLÉES ANNUELLES

21. Toute proposition de candidatures en vue de l’élection des administrateurs doit être appuyée par au moins un membre ayant le droit de vote lors de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée.

CONSEIL D’ADMINISTRATION ET CONSEIL EXÉCUTIF

22. Les membres du conseil d’administration sont élus à la majorité des voix exprimées à l’assemblée générale annuelle. Leur mandat est de trois ans chacun et ils sont remplacés annuellement en rotation.
23. Le conseil d’administration est composé de neuf (9) administrateurs choisis parmi les membres réguliers. À l’expiration de son mandat, le président sortant reste d’office membre du conseil d’administration pour une année supplémentaire, ce qui peut en porter le nombre de membres à dix (10).
24. Le conseil d’administration désigne parmi ses membres un président et deux vice-présidents. Ces trois personnes constituent le conseil exécutif de l’Association. Celui-ci dispose des pouvoirs que lui délègue le conseil d’administration.
25. Le mandat du président et des vice-présidents est d’une durée d’un an. Ils sont rééligibles.
26. Le secrétaire-trésorier est nommé annuellement par le conseil d’administration à sa réunion suivant l’assemblée générale annuelle. À l’exception du président, un membre du conseil d’administration peut également exercer les fonctions de secrétaire-trésorier.
27. Les réunions du conseil peuvent être convoquées par le président, le vice-président du conseil d’administration ou par deux (2) administrateurs. Ces réunions peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminés par les membres du conseil, pourvu que chacun d’entre eux reçoive, autre que par courrier, un préavis écrit de quarante-huit (48) heures. Un avis par courrier doit être envoyé au moins quatorze (14) jours avant la réunion. Il doit se tenir au moins une (1) réunion du conseil par année. Le quorum est de cinq (5) membres.
28. S’il le juge nécessaire et approprié à cette fin et sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements ou des instructions émanant du conseil d’administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d’un comité peut être destitué par résolution du conseil d’administration.

ATTRIBUTIONS ET RÉMUNÉRATION DES OFFICIERS

29. Les membres du conseil d’administration et du conseil exécutif assument et exécutent, dans l’intérêt des membres de l’Association, toutes les fonctions généralement dévolues à de tels officiers. Leurs fonctions ne sont pas rémunérées, sauf celle du secrétaire-trésorier qui pourra l’être. Dans un tel cas, la rémunération est déterminée annuellement par le conseil d’administration.
30. Nonobstant l’article 29, un membre du conseil d’administration ou du conseil exécutif peut, sur décision du conseil d’administration, être rémunéré pour des tâches ou fonctions ne relevant pas de son statut d’administrateur, tels : la préparation d’études, de projets, ou tâches relevant d’activités opérationnelles.
31. Le président préside toutes les assemblées et le conseil d’administration. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes et doit veiller à l’application de toutes les résolutions du conseil d’administration.
32. Le premier vice-président doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le remplacer en exerçant ses pouvoirs et exécuter les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration. En cas d’absence ou d’incapacité du premier vice-président, le deuxième vice-président le remplace.

DÉMISSION, VACANCE ET DESTITUTION

33. Tout membre du conseil d’administration peut être destitué de ses fonctions par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents lors d’une assemblée générale ou extraordinaire.
34. Tout membre du conseil d’administration peut résigner ses fonctions en tout temps en avisant par écrit le secrétaire-trésorier. Sa démission entre en vigueur lors de la réunion subséquente du conseil d’administration.
35. Le conseil d’administration pourra, par résolution, combler toute vacance au sein du conseil pour le reste du mandat, sujet à confirmation lors de la prochaine assemblée générale annuelle.

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES ANNUELLE ET EXTRAORDINAIRE

36. L’assemblée générale annuelle des membres se tient dans les quatre (4) mois suivants la fin de l’exercice financier, à la date, à l’heure et au lieu que le conseil d’administration détermine. Exceptionnellement, elle peut être tenue par tout moyen de communication – téléphonique, électronique ou autre – permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux.
37. Le secrétaire-trésorier convoque l’assemblée générale annuelle au moyen d’un avis de convocation expédié par courrier postal, par télécopieur ou tout autre moyen électronique à chaque membre, au moins trente (30) jours avant la date de la tenue de cette assemblée. Dans le cas d’une assemblée générale extraordinaire, le délai est fixé à au moins quatorze (14) jours.
38. Une assemblée générale extraordinaire des membres peut se tenir sur requête du président seul, à la demande majoritaire des membres du conseil d’administration ou au moyen d’une résolution écrite signée par au moins 5 % des membres. À la réception, le secrétaire-trésorier doit alors convoquer l’assemblée conformément aux dispositions de l’article 37 aux dates, heures et lieux que le conseil d’administration détermine. L’avis de convocation doit être adressé à tous les membres et doit faire mention du ou des motifs de ladite convocation.
39. Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l’expert-comptable de l’Association ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres.
40. Si le président et le vice-président du conseil d’administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l’assemblée choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée.
41. Le quorum d’une assemblée générale est constitué des membres présents et les décisions se prennent à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le président ou, en son absence, le vice-président qui le remplace, ou celui désigné en leur absence, donne le vote prépondérant.

MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

42. Toute modification aux règlements administratifs doit avoir reçu l’approbation des deux tiers (2/3) des membres présents lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire.
43. Le texte de la modification demandée doit être inclus dans l’avis de convocation de l’assemblée.
44. L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition des règlements administratifs ne touche en rien la validité et l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

VÉRIFICATEURS ET VÉRIFICATION DES COMPTES

45. L’assemblée générale choisit un expert-comptable pour qu’il émette des états financiers avec rapport d’examen et qui fera rapport lors de la prochaine assemblée générale. Il est nommé pour un an. En cas de décès, incapacité ou démission, le conseil d’administration doit, par résolution, lui désigner un successeur.

MÉCANISME DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

46. Si aucune des règles de procédure prévues au présent règlement ne permet d’apporter une solution à un cas particulier, les règles du Code Victor Morin prévues dans « Procédure des assemblées délibérantes », dernière édition, s’appliquent en faisant les adaptations nécessaires.
47. Un différend, selon sa nature, peut aussi être soumis à la médiation et l’arbitrage. Dans un tel cas, les coûts de la médiation sont pris en charge à parts égales par les parties et dans le cas de l’arbitrage, les coûts sont pris en charge tels que déterminés par les arbitres.

GARDE DU SCEAU ET DES DOCUMENTS

48.    La garde du sceau, des documents et autres biens de l’Association est confiée au secrétaire-trésorier.